第125回 外注さんを探してみましょう

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外注さんを探して、実際に活用してみましょう!

 

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先日、記事にした外注さん活用の基本的な考え方、はお読みいただきましたか?

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それでは、実際のノウハウ部分として外注さんを見つけて実際に活用してみましょう。

 

 

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【@SOHOなどで外注探し】

 

さて、まずは外注さんを探すところからです。一般的な見つけ先としては「@SOHO」ですね。こちらのサイトは在宅での副業斡旋サイト、というイメージでいいでしょう。業務内容・業務条件・報酬額、などを設定して、外注さんからの募集を待ちます。条件に納得した方から連絡がくるので、あとは自分で面接をするなり、外注内容の打ち合わせなどをして、外注さんを雇う形になります。

外注さんを探すポイントですが、「気長に待つ」「条件は最初の段階から明示する」「面談を必ずする(Skype等でも可能)」「なるべく多くの人と面談する」という点です。どうしても外注さんはツールや機械と違って人です。人付き合いになるわけですから、必ず自分自身で面談をしてどんな人間なのかを確認する必要がありますし、可能な限り多くの方と面談をして最終的な外注先を見つけるのが肝要です。

また、ある程度気長に待つのも大事なポイントの一つです。外注さんを早く見つけたいがために、あまりにも自分に不利な条件を提示して外注さんを早期に見つける、というのは危険です。特に@SOHO などで外注さんを探す場合、何事も知らない初心者・未経験者が多いです。ちゃんとした企業として外注業務を請け負っている企業と異なり、初心者であることも忘れてはいけないポイントです。

そして最後に、しっかりと最初の段階から条件は明示しておきましょう。外注さんを雇う段階で「よく分からない」部分があると外注さんも集まりにくいですからね。明示する、と言っても報酬体系やノルマについては変動する場合がある、なんて感じである程度流動的に対処できるようにしておきましょう。

 

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【外注さんを雇ったら、まずは教育】

 

@SOHOなどのクラウド上で外注さんを探す場合、前述しましたが初心者、未経験者の方ばかりです。外注さんに頼む業務内容によりますが、まずは作業内容をしっかりと外注さんに叩き込む必要があります。物販は梱包作業一つを取っても、評価に繋がる大事な作業になりますので、細かい点までしっかりと教育する必要がありますね。

教育をする際に重要なのが「教育する仕組みを作っておく」ということです。最初に雇った外注さんがずっと使うことが出来れば一番なのですが、なかなかそういきません。外注さんの状況によっては外注契約を解除する、なんてことも場合によってはあります。そういった際に新しい外注さんを雇う必要があるわけですが、毎度毎度マンツーマンで教えていると時間が勿体ないです。

一番簡単なのは、Wordなどを活用して業務マニュアルを作成してしまうことですね。外注契約を結んだ後に、マニュアルを渡してマニュアル通りに作業をしてもらう、というのが一番効率が良いです。大きく物販をされている場合は、それに合わせて外注さんを複数名雇う場合もあるかと思います。そういった場合もマニュアルを準備しておけば非常に簡単に外注さんを教育することが出来ます。

マニュアルの作り方を後ほど紹介するので参考にしてください

 

 

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【外注さんを雇う際の注意点】

 

外注さんの雇い方、外注さんを雇ったあとに何をするかをお話しましたが、なによりも注意しなければいけないことがあります。それは「自分で作業すべてを完璧に出来る状態にしておくこと」ということです。例えば、算数を誰かに教えるときに算数ができなかったら人に教えることができませんよね?物販の外注もそれと一緒です。

商品の梱包作業なら、何を気をつけるべきなのか、どうすれば効率的に梱包することができるのか

商品リサーチであれば、何を気をつけてリサーチしなければいけないのか、どういった商品をリサーチするのか、損益分岐点の判断方法・計算方法

納品作業であれば、どのように納品作業をするべきなのか

こういったことを全て外注さんにしっかりと伝えることができなければいけません。これは@SOHOなどで外注さんを雇う場合にかぎらず、しっかりとした企業に外注をお願いするときも同一です。特に中国輸入の場合なんかが顕著ですね。

中国輸入をする場合、僕達は基本的に「代行業者」と呼ばれる企業を活用します。中国での支払い、商品リサーチ、商品の配送手配、検品作業などをお願いするわけです。これらの作業はちょっとしたノウハウがないと個人で全て完結するのは難しい課題ですんで、代行業者を活用するわけです。しかしながら、こういった場合も可能な限り自分自身で一連の作業の流れや手続きなどを理解・把握しておいた方がいいです。業者によっては思わぬところで高い請求をしてきたり、実際には問題ない作業工程で無駄に時間を使ったりしています。僕の経験だと、検品作業はものすごく適当だったりします。検品作業をプランに入れている代行業者は多いですが、その検品作業がどの程度のレベルなのか、どのレベルの検品作業が必要なのかを自分で理解しておくとプランもしっかりと考えて選ぶことができます

外注さんをしっかりと教育すれば、外注さんは面倒な作業をしてくれるあなたの分身になってくれます。自分の分身を作るわけですから、自分自身しっかりと一連の作業を理解しておきましょうね。

 

 

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【外注マニュアルの作成方法】

 

さて、それでは外注マニュアルの作成についてお話をしたいと思います。どちらかと言うと、具体的なノウハウ部分になるのでぜひ参考にして外注マニュアルを作成してください。僕のおすすめの方法は

①動画を活用する

②PDFファイルを活用する

③ひな形を準備してあげる

④外注作業に役立つファイルを渡す

です。それぞれについて解説しましょう。

 

①動画を活用する

一連の作業内容を動画にしてしまいます。梱包作業を始め、納品作業、検品作業、商品リサーチ方法、など全ての作業を動画にしてしまうことで非常にわかりやすいマニュアルになります。またYouTubeなどにアップをしておけば、新規の外注さんを雇う場合もリンクを教えるだけなので非常に簡単です。特別な動画の編集作業なども必要ありませんし、一度動画を撮影してみるといいかと思います。

ちなみに、おすすめの録画ソフトはBB FlashBack Express レコーダーです。使い方も非常に簡単ですし動作も軽いのでお勧めです。撮影した後にYouTubeにアップロードしやすい形式に動画を変換することもできるのでダウンロードしておいて損はないです。※使い方については後日

ダウンロードはこちらから

 

②PDFファイルを活用する

これは、動画を活用するのとほとんど一緒でしょう。作業の流れや、外注契約の確認、作業のポイントをPDFファイルにまとめておきます。PDFファイルの作成はWordで出来ます。PDFファイル+動画、でマニュアルを作成してしまえば、非常に分かりやすいマニュアルが完成します。

 

③ひな形を準備してあげる

これは作業内容にもよりますが、ある程度のひな形を準備してあげるのも有効な手段です。商品リサーチの際にセラーさんに送る文章のひな形などです。

 

④外注作業に役立つファイルを渡す

商品リサーチを外注する際に非常に役立つテクニックです。例えば、商品リサーチを外注した場合に条件を付与する形になります(利益率○○%以上、販売価格○○円以上、月に○○個以上売れていること、など)こういった際に、リサーチした商品をまとめておけるファイルを作成して外注さんに渡しておくといいでしょう。エクセルファイルなどを活用すれば、外注さんも作業がしやすいですし、雇っている側の僕らも管理がしやすいです。

 

 

マニュアル、というのは業務を円滑に進めるための指南書のようなものです。自分が物販を経験する中で「こういったものがあれば、効率的に作業が進むだろう」「こんなものがあれば、簡単に人に物販を教えられるだろう」というものを作成すれば大丈夫です。

 

 

外注さんを活用する、と聞くとなんだか難しそうな感じがしますが実際に活用してみると思いのほか、簡単だったりします。もちろん、最初の頃は外注さんとトラブルが起きてしまったり、思わぬことで外注さんとの契約継続が困難になることがありますが、そういった場合は改善を繰り返していけば問題ありません。@SOHOなどで募集をかければ外注さんは相当数見つかります。それでは、外注さんの活用に活かしてください!

 

 

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